Informační memorandum

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ZAMĚSTNANCE

Obec Velká Hleďsebe, IČ: 00572756, Plzeňská 32, 353 01 Velká Hleďsebe, (dále jen Zaměstnavatel), jakožto správce osobních údajů, si tímto dovoluje informovat subjekty údajů (dále jen Zaměstnance) o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany Zaměstnavatele, včetně rozsahu práv Zaměstnanců souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů Zaměstnavatelem.

Čl. I

Úvodní ustanovení

1. Zaměstnavatel zpracovává osobní údaje včetně osobních údajů zvláštní kategorie v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a o změně některých zákonů (zákon o ochraně osobních údajů), v platném znění a čl. 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o
2. o ochraně osobních údajů), v platném znění.
3. Zaměstnavatel shromažďuje a zpracovává osobní údaje pouze v souladu se stanovenými účely, a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto účelů.

Čl. II

Účel a právní základ pro zpracování osobních údajů

1. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro dodržení právní povinnosti zaměstnavatele v souladu se zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákonem č.48/1997  Sb., o veřejném zdravotním pojištění, zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů a dalších zákonů.
2. Zaměstnavatel shromažďuje a zpracovává osobní údaje Zaměstnance typicky v rozsahu jméno, příjmení, datum a místo narození, trvalé bydliště, státní občanství, rodné číslo, zdravotní pojišťovna atd., a to v souladu s nařízením dle principu minimalizace osobních údajů.
3. Zaměstnavatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje pro tyto účely:

1. pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na OSSZ (podle § 37 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu; byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a Zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění).
2. pro správný výpočet mzdy: vzdělání, předchozí praxe,
3. pro správný výpočet měsíčních záloh na daně: druh pobíraného důchodu,
4. pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen),
5. pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění,
6. pro placení zdravotního pojištění (podle § 10 zákona o veřejném zdravotním pojištění): zdravotní pojišťovna
7. za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství
8. za účelem prohlášení poplatníka daně z příjmu (podle zákona o správě daní poplatků):

• pokud Zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění a manžel/ka je zaměstnán/a: příjmení a jméno manžela/manželky, název a adresa zaměstnavatele
• pokud Zaměstnanec uplatňuje zvýhodnění na vyživované dítě: jméno, příjmení a rodné číslo dítěte

1. za účelem poskytování benefitů Zaměstnancům v rámci Sociálního programu – příspěvek na stravování, penzijní připojištění, příspěvek při čerpání řádné dovolené, příspěvek na věcné dary a finanční prostředky při prvním odchodu do předčasného, starobního či invalidního  důchodu: zpravidla jméno, příjmení, osobní číslo, trvalé bydliště, pojišťovna,
10. za účelem vzdělávání Zaměstnanců – jméno, příjmení, datum a místo narození,
11. za účelem informování občanů v rámci poskytování služeb o činnosti města: uvedení jména na webových stránkách obce a v označení pracoviště; se souhlasem zaměstnance i použití fotografie na webových stránkách města a v tiskovinách zaměstnavatele
12. za účelem evidence logů o přístupech k informačním systémům a síťových aktivitách uživatelů
13. za účelem vytváření bezpečného a zdraví neohrožujícího pracovního prostředí na pracovišti a přijímání opatření k předcházení rizikům a vytváření bezpečných pracovních podmínek pro zaměstnance,
14. předložení výkazu vůči zdravotním pojišťovnám testovaných zaměstnanců k zpětnému proplácení příspěvku na antigenní testy – v rozsahu jméno a příjmení, číslo pojištěnce, zdravotní pojišťovna, datum provedení testu, výsledek provedeného testu na onemocnění COVID -19. Obdobné výkazy o testování mohou vznikat i pro jiná onemocnění, vždy bude Zaměstnavatel respektovat nařízení nebo mimořádné opatření Ministerstva zdravotnictví.

Čl. III

Základní zásady ochrany osobních údajů

1. Získání a zpracování osobních údajů je vždy řešeno v rámci zásad zákonnosti, transparentnosti a korektnosti.
2. Jsou prováděna opatření v oblasti technické, procesní a organizační tak, aby byla zajištěna ochrana při zpracování osobních údajů, jejich integrita, dostupnost, důvěrnost a odolnost. Tato opatření jsou pravidelně kontrolována, hodnocena a zdokonalována.
3. K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, jiným subjektům jsou údaje předávány pouze z důvodu plnění zákonného účelu nebo se souhlasem Zaměstnance.
4. Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nutném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu.
5. Nové požadavky vyplývající z právních předpisů nebo aktuálních hrozeb jsou neprodleně implementovány.
6. Porušení ochrany osobních údajů jsou vždy evidována, vyšetřena a v případě dopadu na práva Zaměstnanců hlášena dozorovému úřadu, v případě vysokých rizik také Zaměstnancům.

Čl. IV

Předávání osobních údajů jiným zpracovatelům

1. Zaměstnavatel může poskytovat osobní údaje svých zaměstnanců dalším zpracovatelům, a to v případě, kdy sám není schopen zajišťovat dané činnosti. Jedná se například o poskytovatele benefitů nebo dodavatele software. Zpracovatelem osobních údajů může být např. i bankovní instituce, u které má Zaměstnavatel vedeny své účty, a to v rámci dispozičních práv k těmto účtům.
2. Zaměstnavatel neposkytuje osobní údaje svých Zaměstnanců jiným zpracovatelům mimo země Evropské unie.
3. Kompletní seznam zpracovatelů je k dispozici na vyžádání u tajemníka.
4. Zaměstnavatel Zaměstnance informuje, že osobní údaje mohou být na základě zákonné žádosti předány třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání předmětných osobních údajů. Zaměstnavatel dále předává osobní údaje v souladu se zákonem, a to ve stanovených případech následujícím subjektům:

1. České správě sociálního zabezpečení,
2. společnostem provádějícím vůči zaměstnancům výkon rozhodnutí,
3. Finančnímu úřadu a Finančnímu ředitelství;
4. zdravotním pojišťovnám,
5. pojišťovnám, kde má zaměstnavatel pojištěný majetek a odpovědnost z činnosti,
6. jiným subjektům na základě písemného zmocnění Zaměstnance,
7. Policii ČR, státním zastupitelstvím a soudům.

Čl. V

Práva Zaměstnanců

1. Právo na přístup - umožňuje Zaměstnanci zjistit, zda a případně jaké údaje o jeho osobě Zaměstnavatel zpracovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny. Tím by však neměla být dotčena práva ostatních (zejména právo na ochranu jejich osobních údajů, ale rovněž se může jednat o ochranu duševního vlastnictví či obchodního tajemství), případně ohrožena národní bezpečnost. Zaměstnanci také mají právo být informováni o tom, zda jsou jejich osobní údaje využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.
2. Právo na opravu - umožňuje Zaměstnanci dožadovat se nápravy v případě, kdy zjistí, že evidované údaje jsou nesprávné, nepřesné nebo neúplné. Zaměstnavatel je v případě oznámení povinen zajistit provedení opravy bez zbytečného odkladu.
3. Právo na výmaz (právo být zapomenut) umožňuje zaměstnanci požadovat odstranění svých údajů z evidence Zaměstnavatele, pokud nastane některý z těchto případů:

1. osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně, např. uplynula stanovená doba zpracování, 
2. zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování,
3. osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, potřeba,
4. Zaměstnanec vznese námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech Zaměstnavatele a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů Zaměstnance.

V případě uplatnění práva na výmaz je Zaměstnanec oprávněn požadovat výmaz všech výskytů a odkazů na jeho osobní údaje ve všech kopiích.

4. Právo na omezení zpracování ukládá Zaměstnavateli omezit zpracovávání osobních údajů zaměstnance z následujících důvodů:

1. pokud Zaměstnanec namítá, že zpracovávané údaje jsou nepřesné, je možné požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů,
2. jestliže pro zpracování osobních údajů neexistuje právní základ, může Zaměstnanec místo výmazu požadovat omezení zpracování (dočasné uchování bez dalšího zpracování),
3. jestliže osobní údaje již nejsou potřeba pro vytyčený účel Zaměstnavatele, ale mohou být i nadále potřebné pro zaměstnance, např. pro obhajobu případných právních nároků,
4. jestliže zaměstnanec již vznesl námitku proti zpracování údajů, je oprávněn zároveň požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření, zda oprávněné zájmy Zaměstnavatele převáží nad zájmy Zaměstnance.

5. Právo vznést námitky umožňuje zaměstnanci ohradit se proti zpracování svých osobních údajů založenému na oprávněném nebo veřejném zájmu Zaměstnavatele. V případě námitek Zaměstnance má Zaměstnavatel povinnost ověřit a řádně zdůvodnit, zda oprávněné či veřejné zájmy převažují nad zájmy Zaměstnance na ochraně jeho osobních údajů.
6. Právo na přenositelnost umožňuje Zaměstnanci získat své osobní údaje ve strukturované, strojově čitelné podobě. Rovněž může požadovat, aby tyto údaje byly předány přímo jinému správci, pokud je to (technicky) možné a proveditelné. Právo se však uplatní pouze v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu či smlouvě.
7. Právo podat stížnost u dozorového úřadu umožňuje Zaměstnanci podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domnívá, že při zpracování osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

Čl. VI

Způsob uplatňování práv Zaměstnanců

elektronickým podáním:

• prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem
• podatelna@obecvh.cz
• prostřednictvím datové schránky r9jbapp

osobně v podatelně obecního úřadu - písemná žádost, občanský průkaz

Obecní úřad Velká Hleďsebe

Plzeňská 32

353 01 Velká Hleďsebe

Čl. VII

Postup k uplatnění práv Zaměstnance a lhůty pro vyřízení žádosti

1. Uplatnění práv zaměstnance se realizuje v následujících krocích: přijetí žádosti, identifikace žadatele, vyhodnocení žádosti, rozhodnutí o žádosti, výkon rozhodnutí, informování žadatele.
2. Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být Zaměstnanec ze strany Zaměstnavatele informován, včetně důvodu prodloužení.

Čl. VIII

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Odpovědná osoba pověřence:

Ing. Lenka Woldertová

e-mail: marianskolazensko.woldertova@seznam.cz

tel.: 420 727 806 306