SMĚRNICE PRO PLNĚNÍ PRÁV SUBJEKTU ÚDAJŮ
Tento interní předpis stanoví postup zaměstnanců obce Velká Hleďsebe (dále jen obec) při plnění práv subjektu údajů, a to v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a o změně některých zákonů (zákon o ochraně osobních údajů) v platném znění a čl. 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) v platném znění.
Čl. I
Úvodní ustanovení
- Každý subjekt údajů (identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba) má právo získat informace o osobních údajích, které jsou o něm správcem shromažďovány při zahájení zpracování osobních údajů automaticky, na žádost pak i kdykoli v průběhu jejich zpracování.
- Obec na žádost subjektu údajů vydává informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou nebo nejsou zpracovávány. Pokud zpracovávány jsou, má subjekt údajů nárok na informace o druhu zpracovávaných osobních údajů, účelu jejich zpracování, zdrojích, příjemcích a plánované době zpracování osobních údajů.
- Obecné informace o způsobu zpracování osobních údajů jsou pro občany zveřejněny na webových stránkách obce v sekci Ochrana osobních údajů. Na vyžádání v kanceláři úřadu.
Čl. II
Používané pojmy
Oprávněný zájem - zájem správce nebo třetí strany například v situaci, kdy subjekt údajů je zákazníkem správce.
Osobní údaj - informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě
Správce údajů - osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů; zpracováním může správce pověřit zpracovatele.
Subjekt údajů – identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.
Účel - důvod, ke kterému správce získává a zpracovává Vaše osobní údaje.
Zpracování - činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádí s osobními údaji.
Čl. III
Forma podání žádosti a podmínky jejího vyřízení
- Subjekt údajů může podat žádost následujícími způsoby:
elektronickým podáním
- prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem na adrese podatelna@obecvh.cz
- prostřednictvím datové schránky r9jbapp
podáním písemné žádosti v kanceláři obecního úřadu Velká Hleďsebe
vyplněním formuláře Přijetí požadavku na plnění práv subjektu údajů v kanceláři obecního úřadu
- Při přijetí žádosti v kanceláři úřadu je třeba identifikovat žadatele a ztotožnit ho se subjektem údajů. Informaci, zda byl žadatel ztotožněn, poznamená pracovnice do žádosti. Pokud ztotožnění není možné, je třeba si vyžádat doplňující informace nebo jej požádat o jiný způsob komunikace.
- V případě, že žadatel nebude mít připravenou vlastní písemnou žádost, poskytne mu pracovnice formulář k vyplnění (viz příloha č. 1 – Přijetí požadavku na plnění práv subjektu údajů), na které zároveň zaznamená, zda byl žadatel ztotožněn.
- Následně bude žádost předána starostovi obce, který ji společně s pověřencem pro ochranu osobních údajů vyhodnotí a rozhodne o způsobu jejího vyřízení. Žádost zanese pracovnice do evidence zpracování v rozsahu: žadatel, datum podání žádosti, předmět žádosti, záznam o provedení ztotožnění. Po vyřízení žádosti doplní do evidence datum vyřízení žádosti a uloží kopii odpovědi (viz příloha č. 2 – Evidence požadavků na plnění práv subjektů).
- V evidenci zpracování starosta zkontroluje, kdy naposledy subjekt údajů uplatňoval svá práva.
- Informace se poskytují bezplatně. V případě uplatňování práv častěji než jednou měsíčně může správce údajů žádosti nevyhovět resp. po subjektu údajů požadovat úhradu administrativního poplatku ve výši dle sazebníku úhrad za poskytování informací.
- Obec poskytuje součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů pověřenci pro ochranu osobních údajů.
- Správce údajů je povinen subjektu údajů odpovědět do 30 dnů od obdržení žádosti. Ve složitých případech nebo případech velkého množství žádostí může správce údajů lhůtu prodloužit až o dalších 60 dnů. V takovém případě je povinen do 30 dnů od obdržení žádosti informovat žadatele o prodloužení, a to včetně odůvodnění prodloužení.
Čl. IV
Postup při plnění práv subjektu údajů
- Každý požadavek subjektu údajů musí být ověřen z hlediska oprávněnosti požadavku a pravdivosti nového údaje.
- Před realizací požadavku subjektu údajů na opravu, výmaz apod. musí být subjekt údajů ztotožněn.
- Po dobu ověřování je nezbytné omezit zpracování osobního údaje, kromě případu, kdy se jedná o vykonávání práva subjektu údajů na přístup k osobním údajům.
- Po ověření oprávněnosti požadavku a pravdivosti nového údaje plní správce údajů práva subjektu údajů bez zbytečného odkladu (informaci, oprava, výmaz, omezení zpracování apod.). O provedené změně informuje všechny příjemce, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí.
- V případě plnění práva na výmaz je správce povinen odstranit údaje z evidence (všechny účely zpracování), pokud nastane některý z těchto případů:
- osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně, např. uplynula stanovená doba zpracování;
- zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování;
- rodič nesouhlasí se zpracováním osobních dat svého dítěte (pokud se jedná o zpracování údajů na základě souhlasu pro služby informační společnosti);
- osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, potřeba;
- subjekt údajů vznese námitku proti zpracování založenou na oprávněných zájmech obce a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů občana.
- Pokud je osobní údaj zpracováván protiprávně, využíván pro přímý marketing nebo zpracován na základě souhlasu (který byl odvolán), pak je nezbytné údaj vymazat a informovat o tom žadatele. Právo na výmaz je vždy nutné konzultovat na úrovni starosta, pověřenec pro ochranu osobních údajů.
- Starosta obce odpovídá za informování subjektu údajů o způsobu splnění jeho práva a za informování pracovníků obce o nutnosti zanesení průběhu plnění práva do evidence plnění práv subjektu údajů.
Příloha k přijetí požadavku na plnění práv občanů (22.98 kB)
